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废标的缘由

来源:网络作者:未知时间:2016-12-18

  招标采购实践中,一旦项目废标,不仅增加了成本,也浪费了人力、物力和时间,增大了工作量。而采购人、供应商、评标委员会、采购代理机构任何一方的失误,都有可能造成项目失败而废标。笔者拟从主观、客观因素等方面分析项目废标原因,并有针对性地提出解决对策。

  原因分析

  第一,采购人主观因素。

  其一,供应商资格条件过于苛刻。制作采购文件时,采购人提出过于苛刻或有针对性的资格条件,排斥了其他潜在供应商。如某地一家机关单位采购21台笔记本电脑,投标人除需符合国家规定的相关资质条件外,还要具备计算机系统集成三级及以上资质。据了解,该地区具有计算机信息系统集成三级或以上资质的公司仅有12家,而本项目只采购21台笔记本电脑,并非计算机信息系统工程,无需应用系统和网络系统工程的策划、设计、开发、实施、服务保障等服务事项,因此设立此项资质条件与本项目的实际采购内容无关。采购代理机构建议采购人取消该条要求,在切合实际采购需求的基础上重新制定合理的资格条件,避免引起不必要的质疑投诉,拖延采购周期,但采购人坚持原意见,并表示设立此条资质就是为了限制其他中小公司参与竞标。显然,这种做法与扶持中小企业发展的政策规定相违背。

  其二,采购需求不合理。拟定采购需求的过程中,采购人如果有私心,在制定技术规格时难免存在针对性,即规定某些特定技术指标,把一些不是“理想”、不熟悉的投标单位排斥在外。由于有了带倾向性或歧视性的技术指标,许多潜在供应商没有兴趣参加竞标,导致投标供应商缺乏竞争力,造成采购失败。如某学校采购学生公寓床,采购文件明确要求携带样品,并规定“投标供应商携带样品的款式及颜色必须符合招标文件样图,否则视为无效投标”。在制作采购文件时,代理机构建议先确定中标人,签订合同时根据中标人提供的色样确定最终供货产品的颜色,但采购人未采纳。该项目第一次开标时,因为各投标企业携带样品的颜色与学校提供的图片有色差导致废标。第二次开标前,采购人采纳了代理机构的建议,取消了对样品的颜色要求,顺利完成了招标活动。

  第二,市场客观因素。

  其一,项目非常规或采购内容过于繁杂零碎。非常规的项目,因投标供应商较少易导致采购失败。如教学仪器、医疗设备、专用交通工具等项目,笔者都曾遇到过由于技术高端专业生产厂家少导致采购失败的情形。有的项目采购内容则过于繁杂零碎,如某医疗单位采购劳保用品项目,从衣服、帽子、手套、胶鞋到锅碗瓢盆一应俱全,要求特殊定制,且每种数量偏少,市场上基本找不到同时经营这些产品的供应商。

  其二,采购预算过低。预算过低,主要是因为物价或服务成本上涨,采购人编制预算时没有进行市场调研,或是采购人提高了采购标准等。如有些采购人在下达采购计划时不及时组织采购,而是要求“放一放”,等有需要的时候再采购,结果在“需要的时侯”预算过低,不能正常采购。

  第三,供应商的因素。

  其一,制作投标文件失误。供应商制作投标文件时不重视细节,或有不规范的做法导致无效投标。常见的错误有以下几种:

  1、提供的资质证明文件有缺漏或不符合要求。如缺某项资质文件;未提供检察机关出具的近三年内有无行贿犯罪档案记录的书面告知函;未提供代理证书或厂家授权书等。

  2、投标文件响应内容与招标文件严重偏离或没有实质性响应招标文件。如对带★号的技术指标或商务条款未全部响应。

  3、重要文件未按招标文件要求进行签署、盖章。包括投标函、法定代表人授权书、制造厂商授权书、联合投标协议等漏签名或盖章。

  4、报价失误。如超过最高限价、报价严重漏项、《开标一览表》的填写出现重大错误等。

  其二,开评标期间的失误。由于供应商操作不当导致无效投标,常见有以下错误:

  1、未在投标截止时间前送达投标文件。

  2、投标时投标保证金未能到账,或保证金金额不足。

  3、投标文件没有按要求密封。

  4、评标期间,未按照评委会的要求提交经授权代表签字的澄清、说明、补正材料或改变了投标文件的实质性内容。

  第四,采购代理机构的因素。

  其一,采购文件制作不当。采购文件表述不清或前后矛盾,令供应商无法响应或错误响应,进而导致采购失败。如有的采购文件漏写必要的服务项目或需报价内容不明确,造成投标报价漏项或价差大,无法比较。有的项目技术和商务条款过于简略,导致供应商在阅读采购文件时产生误解,放弃投标。

  其二,评标环节的失误。评委会评审工作至关重要,如果评委会在初审时没有按照采购文件要求对每家供应商逐项审查、严格把关,可能导致本应废标的项目没有废标,或是不合格的供应商中标,引发有效质疑和投诉。

  此外,采购代理机构工作人员作为采购项目的组织者,虽然不参与具体评标工作,但如果其业务不精、政策法规不熟,在评标组织过程出现操作不当或判断不清,也会造成采购项目失败。

  解决对策

  一是科学合理制作采购文件。严谨、规范、公平的采购文件是项目成功的基础。采购文件是否规范,评审办法是否科学,直接影响到供应商对采购项目的理解及投标的积极性。

  为此,笔者提出以下建议:

  1、项目经办人事前要做好与采购人的沟通交流,了解采购人采购目的和用意,明确采购内容、服务要求、付款方式等事项。

  2、保证采购项目的合法性,必须符合国家或行业的相关规定和规范,特别是一些复杂项目和专业性项目,需要项目经办人准确把握政策。

  由于政府采购涉及的范围较广,政策性、技术性、专业性强,代理机构工作人员必须加强学习,不断提高业务水平,才能进一步提升采购文件的质量。

  二是认真做好开标前各环节的准备工作。主要包括接受供应商报名、组织踏勘现场及答疑会、接受供应商询问等。

  具体说来,项目经办人要及时掌握项目的报名情况,对报名人数较少或非常规的项目,可以电话邀请以前参加过投标的同类供应商参与,或通过其他途径收集资料,寻找潜在供应商并鼓励其参加投标。此外,还应帮助供应商树立良好的心态,要有准备地参加投标,不能有投机思想。

  项目经办人还应将报名供应商较少的原因及时与采购人沟通,提醒采购人做好市场调查,制定切实可行的采购预算。如果采购文件有倾向性,则应提醒采购人修改采购需求或相关条款,减少倾向性。

  对含施工的项目,如电梯、中央空调、厨房设备等项目,应组织踏勘现场。根据笔者以往的经验,供应商在踏勘现场后,往往能提出不少疑问,这些疑问也常常是采购人考虑欠妥的地方。对重大项目或技术复杂的项目,应安排招标答疑会,广泛听取供应商的疑问,征集合理建议。对收集到的问题,经办人应尽快转达给采购人,促使其给出合理有效的答复。如发现原采购文件有误的,应及时修正或补充,并通知所有已经报名的供应商。

  三是落实供应商告知制度。政府采购活动中,供应商虽是重要的当事人之一,却是最为“弱势”的群体。为避免供应商投标无效,应将投标要点告知,主动为每位投标人释疑解难,减少投标失误。

  四是规范评审操作环节。评审是采购的关键环节。实践中,供应商对采购项目的质疑投诉常产生于评审环节,如果评审环节出现问题,易导致项目失败。建议工作人员做好以下工作:一是帮助评委尽快熟悉采购项目;二是提醒评委认真、细致、全面地按照采购文件要求审查全部的投标文件,避免重大遗漏;三是要求评委客观、公正、独立地进行评审;四是保证操作程序的合法性。


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